Skatteverket - Blog

Skatteverket använder Blog för att kommunicera om prototyp Skatteverkets webbplats.

http://prototyp.skatteverket.se/version10/startsida.4.7b5048011593fe19a7800090297.html

Wiki - Använda inom företaget

Många företag och organisationer står idag inför ett antal utmaningar kring hantering och överföring av information och kunskap. En stor del av företagens information lagras så att
den i praktiken inte kan återanvändas inom organisationen. Informationen behöver dessutom
kontuneligt uppdateras för att anpassas till förändrade förutsättningar.

Genom att använda en Wiki, kan man enkelt sprida informationen till samtliga medarbetare, och
dessutom låta alla bidra med information. Wiki-konceptet är en del av det som kommit att
kallas Web 2.0, som bygger tanken att om användarna själva bidrar med information, kunskap
och struktur, blir resultatet mer produktivt än vid ett traditionellt, centralstyrt arbetssätt.

En wiki medför;

- Ökad informationskvalitet
- Större engagemang
- Större spridning och tillgänglighet
- Ökad kontroll och minskad risk
- Minskat lagringsbehov

Informationskvaliteten ökar eftersom fler är med och både bidrar och kvalitetssäkrar informationen. Engagemanget ökar när användarna själva kan påverka informationen.
Möjligheten att sprida informationen ökar när den inte är gömd på lokala diskar, svårtillgängliga filservrar eller fyllda mailboxar.

En wiki minskar dessutom risken för att information försvinner eller dubbellagras.

Blog - Använda inom företaget

Många företag och organisationer står idag inför ett antal utmaningar kring hantering och överföring av information och kunskap.

I en föränderlig värld, där en stor del av besluten fattas på medarbetarnivå, blir visioner och kultur viktiga styrinstrument för ledningen.

Detta kräver, till skillnade mot tradionell enkelriktad ledningsinformation, en engagerande
kommunikationsform, där medarbetare erbjuds möjlighet att på lika villkor bidra med tankar och idéer.

Med hjälp av ett bloggverktyg kan man enkelt åstadkomma detta. Dessutom kan medarbetare med unik kompetens utan svårighet sprida information och kunskap inom företaget.

Blogg-konceptet är en del av det som kommit att kallas Web 2.0, som bygger tanken att om
användarna själva bidrar med information, kunskap och struktur, blir resultatet mer produktivt än vid ett traditionellt, centralstyrt arbetssätt.

Ett bloggverktyg medför;

- Ett större engagemang
- Att nyckelpersoner synliggörs
- Större spridning och tillgänglighet
- Minskat behov av e-post

Engagemanget ökar när användarna själva kan påverka informationen, nyckelpersoner får chansen att sprida sin kunskap på ett enkelt och informellt sätt. Information som tidigare skickats via e-post, och som dubbellagrats i enskilda medarbetares mailboxar, blir
tillgängliga för alla, samtidigt som mailen kan användas för det den är till för – personliga meddelanden.

Ledningens kontroll av information

Intranätet ses fortfarande som en kanal för att föra ut ledningsinformation. Därför läggs stor vikt vid framtagande av informationsstrukturen, m a o hur ledningen vill att medarbetarna ska delges information.

Därför märks en osäkerhet att införa RSS kanaler, portaler, Wiki´s. Blog m m. Naturligtvis handlar det om kontroll av informationen, vem ska få skriva på Intranätet?

Är det möjligt att stoppa utvecklingen? Har ditt företag ett nätverk på exempelvis Facebook, som Ericsson, Ernst & Young, Volvo, Volkswagen m fl. Är det inom dessa nätverk som kulturen och därmed värdeorden förmedlas och diskuteras?

Och Wikipedia, har ledningen kontroll vilken information som finns om företaget? Vilka står bakom exempelvis informationen om Axfood?

Håller ledningen på att förlora kontrollen över informationen?

Lösning på e-post dilemmat?

Allt som oftast tar kunder, kollegor och vänner upp problem med e-post ; Problem i form av för många till antalet, hur de ska sparas, svårt att hitta igen m m. Ur ett IT perspektiv brukar problemen handla om lagringsutrymme, bandbredd m m.

Ja, problemen är onekligen många, men är dessa p g a att vi använder e-post för uppgifter verktyget inte är ämnat för?

Masskommunikation - Istället för att använda exempelvis Intranät, används ofta e-post internt för att kommunicera exempelvis ledningsinformation, varför?

Erfarenhets- och kunskapsöverföring - Istället för att använda exempelvis Wiki, används ofta e-post för att kommunicera exempelvis rapporter, varför?

Kommunicerar kultur och vision - Istället för att exempelvis använda Blog , används ofta e-post för att kommunicera exempelvis "värdeord", varför?

Frågor - Istället för att exempelvis använda Chat, används ofta e-post för att ställa frågor, varför?

Ovanstående exempel visar att e-post kan inte vara enda verktyget. Det finns betydligt bättre, varför inte börja använda dessa?

Reducera konflikter

Konflikter inom företag innebär ofta minskad effektivitet, kreativitet m m.

Ofta beror konflikter på bristande kommunikation inom företaget. Hur många gångar har inte medarbetarna blivit utsatta för att ledningen presenterar en ny organisation, utan förklaring till varför förändringen genomförs?

Min erfarenhet är att de flesta medarbetare ogillar förändringar, speciellt organisationsförändringar, då dessa ofta innebär minskad trygghet för de berörda.

En annan trolig effekt är att medarbetarna fortsätter att arbeta som förut, och endast ser förändringen något som finns papper.

Här är en del av lösningen öppenhet, genom att förklara problem med nuvarande organisation, vad man vill uppnå med den nya organisationen, vilka problem man ser med den nya organisationen, vad den påverkar arbetssättet etc.

Här ser jag Blog som ett utmärkt kommunikationsverktyg, Blog innebär att medarbetarna får ställa kommentarer som ledningen i sin tur kan kommentera vid nästa tillfälle.

Oavsett verktyg; Jag är övertygad om att öppenhet är en viktig nyckel för att nå lösning!

Våga testa

Sverige som nation, har under en längre tid strävat efter att öka tryggheten. Detta har inneburit ett försiktigt folk. Innan förändringar genomförs, tillsätts en utredning, ofta under flera år.

Även inom företagsvärlden är vi försiktiga. Här kallas i och för sig utredning för förstudie, men även handlar det om trygghet för att våga genomföra förändring.

Sannolikt är ovanstående, trygghetsälskandet, ett resultat av uppfostran. Redan i skolan lärde vi oss att få en reprimand om vi gjort något felaktigt, medan vi sällan blev kallade till rektorn när vi gjort något bra.

Är det anledningen varför vi inte vågar prova nya vägar?

Varför inte våga lite mer?

Testa att införa några nya lösningar, exempelvis Facebook internt. Helt klart är att användarna vågar på sin fritid.

Tid för reflektion och eftertanke

Fokus inom företag är att göra allt mer på kortare tid, produktivitet Den yttre pressen på medarbetarna har inneburit att uppgifterna i högre utsträckning än tidigare blir rätt utförda. Många tar det som intäkt att effektiviteten ökar inom företaget, vilket är sant om rätt uppgifter utförs.

Ofta införs system för att leda medarbetarna, verksamhetsledningssystem, där medarbetare informeras vilka uppgifter som ska utföras, samt hur dessa uppgifter ska utföras.

Systemen införs vanligtvis stegvis, initialt som en rekommendation för att efter en tid cementeras i form av direktiv.

Men tar vi oss den tiden som behövs för reflektion och eftertanke att vi gör rätt saker?

Ledarskap och vinnarkultur

Min erfarenhet från företags ledningar är att de önskar medarbetare som söker utmaningar, som har självkännedom och är kompetenta, med en gemenskap kring visioner och mål, som tar ansvar för sin egen utveckling och aktivt deltar i företagets utveckling.

För att ovanstående ska kunna infrias, ser jag som ett absolut krav att tryggheten finns hos medarbetarna. Om inte tryggheten finns agerar medarbetarna "safe", vilket ofta innebär att de inte gör någonting.

Hur ser företagskulturen ut avseende trygghet hos våra svenska företag? Tillåts möjligheten att göra fel, utan att personer mailar med kopia till hela ledningen. Tillåts möjlighet att testa nya IT-verktyg eller säger IT-chefen stopp!

Blog - Kommunikation som engagerar

För att kunna fatta beslut krävs visioner och mål. För att få med människor i organisationen krävs kommunikation som engagerar.

För att komma först till framtiden krävs vinnarkultur och dynamiska ledare, med vilja att förändra.

Ovanstående är citat från Jan Carlzon, vilka jag anser stämmer lika bra idag som de gjorde för 10 år sedan.

Kan Blog vara möjliggöraren för att erhålla kommunikation som engagerar?

I vart fall kan vi konstatera att en Blog ger möjligheter och underlätter tvåvägskommunikation

Involvera kunderna i affärsplan arbetet - Boeing

Istället för att göra som vanligt; ta fram de flygplan som Boeing själva ansåg att kunderna behövde, beslöts involvering av kunderna vid framtagandet av senaste modellen.

Man kan anta att ledningen på Boeing fick sig ett rejält uppvaknande. Istället för som Boeing trodde, ökad snabbhet , efterfrågades flexibilitet, bekvämlighet och mindre bränsleförbrukning. Flygplan som kunde transportera passagerarna direkt från S:t Louis till Paris med mindre miljöpåverkan.

Framgången har inte låtit vänta på sig; beställningar på över 700 flygplan innan första leverans, och därmed rekord!

Ta initiativet på marknaden

Vi ser nu flera exempel på företag som gör försök att ta initiativet på marknaden, med hjälp att Internet.

Jag tänker då på exempelvis Amazons försök att öka försäljningen m h a rekommendationer på andra böcker som tidigare kunder har köpt baserat på den bok du som kund är intresserad av med tillhörande recension.


Eller Agrias forum och bloggar där kundernas åsikter, tankar tas in i affärsutvecklingen med syfte att ta fram nya försäkringstjänster.


Eller Procter & Gamble initiativ att lägga ut en stor del av sin forskning utanför företaget, där belöning ges till de goda idéerna.

Eller Lego för vuxna där manualerna är skrivna av användarna.

Eller GM:s höjdares blog där synpunkter och kommentarer erhålls direkt av marknaden.

Men även interna spännande exempel finns. Jag tänker då på exempelvis vårt eget interna forum för att diskutera och förädla vårt erbjudande till kund, samt vår Wiki där bl a offerttexter finns tillgängliga, vilka hela tiden förbättras av användarna.

Eller IBM:s sociala bokmärken som innebär att alla medarbetare kan använda varandras bokmärken, vilket innebär ett enkelt sätt att överföra information inom organisationen

Från efterfrågeöverskott till utbudsöverskott

Sverige har i princip under hela efterkrigstiden haft efterfrågeöverskott, vilket har ur ett verksamhetsperspektiv inneburit fokus på verksamhetsutveckling, d v s effektivisera.

Detta har, inte minst ur ett IT-perspektiv, inneburit efterfrågan på lösningar som automatiserar manuella rutiner, exempelvis dokument- och arkiveringslösningar ofta i kombination med arbetsflöden.

I och med att vi nu går mot ett klimat där utbudsöverskott gäller, kommer efterfrågan successivt gå över till lösningar som hjälper företagen att utveckla affärerna. Det vi ser i dagsläget är lösningar där kunderna och partner involveras i affärsutvecklingen, där ett exempel är Agria försäkringar.

Vidare innebär dagens lösningar möjlighet till "individuell" kommunikation istället för masskommunikation, där Google sponsrade länkar är ett utmärkt exempel.

Men även interna lösningar för att utveckla organisationer, jag tänker då framförallt på de lösningar vi har inom vår enhet med Wiki´s, blog och forum. Där vi användar Wiki´s för att lagra texter som har arbetats fram i forum.

Men vad ställer detta för krav på säljaren? Sannolikt än mer kunskap om kundens marknad, d v s våra kunders kunder. Men även förståelse för vad som företagen anser är unikt för just dem. Men även att vi är lyhörda för nya lösningar på marknaden, vad de kan betyda för våra kunder m m.

Helt klart är att det ska bli mycket intressant att se hur branschen ser ut om låt säga 5 år.

Premiera säljare - Nya kunder, nya lösningar eller utveckla affärerna

Vad jag förstår är det vanliga sättet att premiera säljare på säljkvotan. Man kan ha flera invändningar mot detta; betydligt enklare att säljare mer på kund som man redan har förtroende hos.

Ska premiering ske på antal nya kunder, som bevisligen är betydligt svårare? Mot detta kan invändas att de kunder som man som säljare redan har, finns ett ansvar att utveckla så att dessa blir än mer framgångsrika på marknaden.

Avslutningsvis kan premiering ske av antal sålda nya lösningar som företaget önskar introducera på marknaden; mot detta kan en kombination av ovanstående vara invändningar.

Vad är svaret på ovanstående resonemang? Som vanligt är svaret vad man önskar uppnå, önskar man exempelvis att öka antal kundbas inom privata sektorn måste säljarna premieras för detta. I annat fall kommer utökning av affärer på befintliga kunder bli resultatet.

Affärsplanearbetet - Involvera kunderna

Enligt undersökningar, bl a gjorda av IBM, ökar VD sitt fokus på att skapa nya affärsidéer med syftet att stödja företagets unika identitet, m a o innovation. Sannolikt beroende på ökat utbudsöverskott.

Vidare visar undersökningen att innovationer ofta kommer i kundkontakter och ibland partner, och först långt ner på listan internt.

Kanske lösningen är att involvera kunderna i framtagandet av affärsplanen

Säljorganisation - Involvera kunderna

Min övertygelse, vilken stödjer grundvärderingarna, är att försäljningsorganisationer alltid bör utgå utifrån kundens inköpsprocess.

Vidare bör kunderna även här ha en betydande påverkan hur denna bör vara.

Använda lösningar vi själva säljer

Tillsammans med partner tas nu ett anbud till kund fram. Vi använder den lösningen vi föreslår för att ta fram anbudet, Wiki, blog, forum m m.

Vad innebär det för anbudet avseende kvalitet, effektivitet i framtagandet? Hittills; entusiasm, viss effektivitet, men även irritation i form av mindre krav på HTML kunskap, långa svarstider m m.

Intressekonflikt

Inom större organisationer och företag, med regional uppdelning av verksamheten, erhålls betydande risk för inbyggda konflikter. Konflikter som tar energi från verksamhetens fokus.


Jag har på senaste tid blivit föremål för sådana konflikter, där valet står mellan att utveckla kunden och därmed uppfattas som en paria inom delar av organisationen, eller företräda organisationen och därmed avstå från grundvärderingen.

I mitt fall var valet enkelt, kvarstå vid grundvärderingen.

Telemarketing

Inom försäljning försöker jag finna missnöje som jag kan utveckla till ett specifikt behov, gärna i form av pengar. Det tillsammans med att påverka mina kunders beslutskriterier för att stärka det jag har att sälja, anser jag vara viktiga aktiviteter för att lyckas med säljmålen.

Därmed inte sagt att övergripande målet, bidra till mina kunders framgång, är överordnat allt övrigt.

Missnöjet anser jag kan med fördel finnas överallt inom organisationer och företag, och är inte förbehållet ledningen. I vissa sammanhang finner jag att den interna kommunikationen fungerar, varför ledningen inte är medveten om problemen inom organisationen.

Ovanstående bör innebära att telemarketing aktiviteter bör adressera medarbetare och ledning inom organisationer Tyvärr är detta inte alltid fallet.

Vid senaste telemarketing aktiviteten noterade jag att flera av kontaktpersonerna inom organisationerna består av ledningen av verksamheten. Man kan naturligtvis hävda att om ledningen är medveten om problemen är behovet identifierat, och har därmed högre chans till åtgärd.

Jag är dock inte så säker att detta är rätt väg, speciellt när det gäller Sveriges ofta demokratiska arbetsplatser.

Lösningar för att utveckla affärerna

Flertalet av de IT-lösningar som erbjuds syftar till att effektivisera verksamhet. Glädjande nog har nya lösningar tagits fram som har som mål att utveckla verksamheten och i vissa fall även affärerna, m a o innovation!

Eventuellt kan man ha en reflektion att dessa lösningar, exempelvis forum, wiki, blog, i första hand var avsedda för privatpersoner. Än idag drivs många initiativ av medarbetare i form av "privatpersoner".

Vidare innebär ofta lösningar som bidrar till innovation svårighet att utarbeta investeringsunderlag. Senast igår såg jag på TV om Facit, där tidigare VD berättade om att ledningen var fullt medveten om att nya elektroniska lösningar skulle dominera marknaden inom kort, utan att något gjordes. Enligt tidigare VD beroende på att Facit vid tidpunkten var för finansiellt svaga, samt utvecklingsavdelning var för liten. Men kanske lösning i form av samarbet med andra företag var lösningen.

Tyvärr kommer vi aldrig få svaret, då ledningen lungt satt kvar i båten tills dess att den gick under.

Introduktion om bloggaren

Som säljare av lösningar, ofta baserade på IT, ser jag mitt övergripande mål att hjälpa mina kunder att bli mer framgångsrika.
Antingen genom att effektivisera verksamheten, s k verksamhetsutveckling, eller genom att utveckla deras affärer, s k affärsutveckling.

Målgruppen blir m a o verksamheten och dess medarbetare och ansvariga.

Baserat på ovanstående, ser jag med glädje hur IT-system numer även adresserar affärsutveckling.